OPRICHTINGSAKTE EN STATUTEN
VAN DE HAIKU KRING NEDERLAND
Heden, zes en twintig juli negentienhonderd twee en tachtig verscheen voor mij, Hendrik Jacob Nagtzaam, notaris ter standplaats de gemeente De Bilt:
de heer Pieter Marinus Zandboer, fysiotherapeut, wonende te Bilthoven, Da Costalaan 2, geboren te Rotterdam op zestien augustus negentienhonderd zeven, volgens zijn verklaring, ten deze handelend voor zich en als lasthebber van:
de heer Simon Buschman, orthopedagoog, wonende te Schiedam, François Haverschmidtlaan 23, geboren te Lisse op drie mei negentienhonderd één en veertig.
Van de lastgeving blijkt uit een onderhandse akte van volmacht welke – na voor echt erkenning overeenkomstig de wet– aan deze minute worden gehecht.
De comparant verklaarde dat hij en zijn voornoemde lastgever bij deze een vereniging oprichten en dat deze vereniging zal worden geregeerd door de volgende statuten:
NAAM
Artikel 1.
De vereniging draagt de naam: HAIKU KRING NEDERLAND.
ZETEL
Artikel 2.
Zij heeft haar zetel te UTRECHT.
DOEL
Artikel 3.
- De vereniging heeft ten doel het stimuleren van studie, het lezen over en het schrijven over tanka, haiku en senryü en tevens het bevorderen van kontakten tussen degenen die zich hiermee bezighouden in binnenland en buitenland.
- De vereniging tracht dit doel onder meer te bereiken door:
- het organiseren van jaarlijkse haiku werkdagen;
- de opbouw van een landelijk net van haiku-kernen en het onderhouden van kontakten daarmee;
- het uitgeven van een tijdschrift voor het Nederlandse taalgebied;
- het leggen en onderhouden van kontakten met instituten en andere organisaties die dienstig kunnen zijn voor het beoogde doel;
- het inspelen op alle andere zaken die kunnen bijdragen tot het bereiken van het gestelde doel.
- het organiseren van jaarlijkse haiku werkdagen;
- Het lidmaatschap is voor ieder toegankelijk als aan het gestelde in artikel 5 is voldaan.
- Het bestuur houdt een register waarin de namen en adressen van alle leden zijn opgenomen.
- Het lidmaatschap eindigt:
- door de dood van het lid;
- door opzegging van het abonnement op het tijdschrift Vuursteen;
- door opzegging namens de vereniging. Deze kan geschieden wanneer een lid heeft opgehouden aan de vereisten voor het lidmaatschap bij de statuten gesteld te voldoen, wanneer hij zijn verplichtingen jegens de vereniging niet nakomt, alsook wanneer redelijkerwijs van de vereniging niet gevergd kan worden het lidmaatschap te laten voortduren.
- door ontzetting. Deze kan alleen worden uitgesproken wanneer een lid in strijd met de statuten, reglementen of besluiten der vereniging handelt, of de vereniging op onredelijke wijze benadeelt.
- Opzegging namens de vereniging geschiedt door het bestuur.
- Opzegging van het lidmaatschap door het lid of door de vereniging kan slechts geschieden tegen het einde van een verenigingsjaar en met inachtneming van een opzeggingstermijn van vier weken. Echter kan het lidmaatschap onmiddellijk worden beëindigd indien van de vereniging of van het lid redelijkerwijs niet gevergd kan worden het lidmaatschap te laten voortduren.
- Een opzegging in strijd met het bepaalde in het vorige lid, doet het lidmaatschap eindigen op het vroegst toegelaten tijdstip volgende op de datum waartegen was opgezegd.
- Een lid is niet bevoegd door opzegging van zijn lidmaatschap een besluit waarbij de verplichtingen van de leden van geldelijke aard zijn verzwaard, te zijnen opzichte uit te sluiten.
- Ontzetting uit het lidmaatschap geschiedt door het bestuur.
- Van een besluit tot opzegging van het lidmaatschap door de vereniging op grond dat redelijkerwijs van de vereniging niet gevergd kan worden het lidmaatschap te laten voortduren en van een besluit tot ontzetting uit het lidmaatschap staat de betrokkene binnen een maand na de ontvangst van de kennisgeving van het besluit beroep open op de gemene vergadering. Hij wordt daartoe ten spoedigste schriftelijk van het besluit met opgave van redenen in kennis gesteld. Gedurende de beroepstermijn en hangende het beroep is het lid geschorst.
- Wanneer het lidmaatschap in de loop van een verenigingsjaar eindigt, blijft desniettemin de jaarlijkse bijdrage voor het geheel verschuldigd.
- De vereniging wordt in en buiten rechte vertegenwoordigd door de voorzitter en de secretaris.
LEDEN
Artikel 4.
TOELATING
Artikel 5.
Het lidmaatschap vangt aan met het nemen van een abonnement op het Tijdschrift Vuursteen.
EINDE VAN HET LIDMAATSCHAP
Artikel 6.
JAARLIJKSE BIJDRAGEN
Artikel 7.
1. De leden zijn gehouden tot het betalen van een jaarlijkse bijdrage, die door de algemene vergadering zal worden vastgesteld. Zij kunnen daartoe in categorieën worden ingedeeld die een verschillende bijdrage betalen.
2. Het bestuur is bevoegd in bijzondere gevallen gehele of gedeeltelijke ontheffing van de verplichting tot het betalen van een bijdrage te verlenen.
BESTUUR
Artikel 8.
1. Het bestuur bestaat uit tenminste vijf en ten hoogste uit negen personen die door de algemene vergadering uit de leden worden benoemd.
2. Elk bestuurslid, ook wanneer hij voor een bepaalde tijd is benoemd, kan te allen tijde door de algemene vergadering worden ontslagen of geschorst.
3. Jaarlijks treden twee bestuurders af volgens een door het bestuur op te stellen rooster. Zij zijn terstond herkiesbaar.
4. Het bestuurslidmaatschap eindigt voorts:
a. door het eindigen van het lidmaatschap van de vereniging;
b. door bedanken.
5. Bij huishoudelijk reglement kunnen regelen aangaande de vergaderingen van en de besluitvorming door het bestuur worden gegeven.
BESTUURSTAAK – VERTEGENWOORDIGING
Artikel 9.
1. Behoudens de beperkingen volgens de statuten is het bestuur belast met het besturen van de vereniging.
2. Het bestuur is, mits met goedkeuring van de algemene vergadering, bevoegd tot het sluiten van overeenkomsten tot het kopen, vervreemden of bezwaren van registergoederen, het sluiten van overeenkomsten waarbij de vereniging zich als borg of hoofdelijk medeschuldenaar verbindt, zich voor een derde sterk maakt of zich tot zekerheidstelling voor een schuld van een derde verbindt.
Op het ontbreken van deze goedkeuring kan door en tegen derden beroep worden gedaan.
JAARVERSLAG – REKENING EN VERANTWOORDING
Artikel 10.
1. Het verenigingsjaar loopt van één januari tot en met één en dertig december.
2. Het bestuur is verplicht van de vermogenstoestand van de vereniging zodanige aantekeningen te houden dat daaruit te allen tijde haar rechten en verplichtingen kunnen worden gekend.
3. Het bestuur brengt op een algemene vergadering binnen zes maanden na afloop van het verenigingsjaar, behoudens verlenging van deze termijn door de algemene vergadering, zijn jaarverslag uit en doet, onder overlegging van een balans en een staat van baten en lasten, rekening en verantwoording over zijn in het afgelopen boekjaar gevoerd bestuur. Na verloop van de termijn kan ieder lid deze rekening en verantwoording in rechte van het bestuur vorderen.
ALGEMENE VERGADERINGEN
Artikel 11.
1. Aan de algemene vergadering komen in de vereniging alle bevoegdheden toe, die niet door de wet of de statuten aan het bestuur zijn opgedragen.
2. Jaarlijks, uiterlijk zes maanden na afloop van het verenigingsjaar, wordt een algemene vergadering – de jaarvergadering – gehouden.
3. Andere algemene vergaderingen worden gehouden zo dikwijls het bestuur dit wenselijk oordeelt of op verzoek van een zodanig aantal leden als bedoeld in artikel 41 lid 2 Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek.
4. Ieder lid van de vereniging heeft één stem.
5. Voorzover de statuten of de wet niet anders bepalen, worden alle besluiten van de algemene vergadering genomen met volstrekte meerderheid van de uitgebrachte stemmen.
Blanco stemmen worden beschouwd als niet te zijn uitgebracht.
Indien de stemmen staken over een voorstel dan is het verworpen.
BIJEENROEPING ALGEMENE VERGADERING
Artikel 12.
1. De algemene vergaderingen worden bijeengeroepen door het bestuur. De oproeping geschiedt schriftelijk aan de adressen van de leden volgens het ledenregister bedoeld in artikel 4. De termijn voor de oproeping bedraagt tenminste zeven dagen.
2. Bij de oproeping worden de te behandelen onderwerpen vermeld, onverminderd het bepaalde in artikel 13.
STATUTENWIJZIGING
Artikel 13.
1. In de statuten van de vereniging kan geen verandering worden gebracht dan door een besluit van een algemene vergadering, waartoe is opgeroepen met de mededeling dat aldaar wijzigingen van de statuten zal worden voorgesteld.
2. Zij die de oproeping tot de algemene vergadering ter behandeling van een voorstel tot statutenwijziging hebben gedaan, moeten tenminste vijf dagen vóór de vergadering een afschrift van dat voorstel, waarin de voorgedragen wijziging woordelijk is opgenomen, op een daartoe geschikte plaats voor de leden ter inzage leggen tot ná afloop van de dag waarop de vergadering wordt gehouden.
Bovendien wordt een afschrift als hiervoor bedoeld, aan alle leden toegezonden.
3. Een besluit tot statutenwijziging behoeft ten minste twee/derde van de uitgebrachte stemmen, in een vergadering waarin tenminste twee/derde van de leden tegenwoordig of vertegenwoordigd is. Is niet twee/derde van de leden tegenwoordig of vertegenwoordigd, dan wordt binnen vier weken daarna een tweede vergadering bijeengeroepen en gehouden, waarin over het voorstel zoals dat in de vorige vergadering aan de orde is geweest, ongeacht het aantal tegenwoordige of vertegenwoordigde leden, kan worden besloten, mits met een meerderheid van tenminste twee/derde van de uitgebrachte stemmen.
4. Statutenwijziging treedt niet in werking dan nadat hiervan een notariële akte is opgemaakt. Tot het doen verlijden van de akte is ieder bestuurslid bevoegd.
ONTBINDING
Artikel 14.
1. De vereniging kan worden ontbonden door een besluit van de algemene vergadering. Het bepaalde in de leden 1, 2 en 3 van het voorgaande artikel is van overeenkomstige toepassing.
2. Het batig saldo ná vereffening vervalt aan degenen die ten tijde van het besluit tot ontbinding lid waren.
Ieder hunner ontvangt een gelijk deel.
Bij het besluit tot ontbinding kan echter ook een andere bestemming aan het batig saldo worden gegeven.
HUISHOUDELIJK REGLEMENT
Artikel 15.
1. De algemene vergadering kan een huishoudelijk reglement vaststellen.
2. Het huishoudelijk reglement mag niet in strijd zijn met de wet, ook waar die geen dwingend recht bevat, noch met de statuten.
De comparant verklaarde tenslotte dat het bestuur van de vergadering voor de eerste maal bestaat uit:
De comparant is mij, notaris, bekend
Waarvan akte in minuut is verleden te Bilthoven, gemeente De Bilt, op de datum in het hoofd van deze akte vermeld.
Na zakelijke opgave van de inhoud van deze akte aan de comparant, heeft deze verklaard daarvan te hebben kennisgenomen en op volledige voorlezing geen prijs te stellen. Vervolgens is deze akte na beperkte voorlezing door de comparant en mij, notaris, ondertekend.
HUISHOUDELIJK REGLEMENT VAN HAIKU KRING NEDERLAND (vanaf 9 maart 2013)
ALGEMENE BEPALINGEN
Artikel 1
De HAIKU-kring Nederland heeft leden en donateurs.
Artikel 2
LEDEN
De leden der vereniging hebben toegang tot de ledenvergaderingen en tot alle door de vereniging belegde bijeenkomsten; zij zijn stemgerechtigd.
Artikel 3
Ieder lid is gehouden zich aan de bepalingen van statuten en reglement te onderwerpen en erkent door toetreding tot de vereniging. kennis te dragen van de bepalingen daaruit.
Artikel 4
ERELEDEN
Ereleden hebben alle rechten en plichten van de leden, uitgezonderd de contributieplicht.
Artikel 5
DONATEURS
Donateurs hebben toegang tot de ledenvergadering en tot de bijeenkomsten van de vereniging.Zij hebben in de ledenvergadering een adviserende stem.
Artikel 6
INTRODUCÉ’s
Introductie van belangstellenden op bijeenkomsten van de vereniging is mogelijk.
De beslissing hierover en de eventuele financiële voorwaarden zijn aan het bestuur van de vereniging voorbehouden.
Artikel 7
CONTRIBUTIE
De contributie wordt jaarlijks voor hetkomende verenigingsjaar door de algemene ledenvergadering vastgesteld. De contributie wordt bij vooruitbetaling voldaan. Het bestuur kan in bijzondere gevallen van jaar tot jaar gehele of gedeeltelijke vrijstelling van contributie verlenen.
Artikel 8
BESTUUR
Het bestuur is belast met de algemene zaken, met het beheer der financiën en verder het nakomen van de bepalingen van de statuten en reglementen, alsmede van de besluiten van de ledenvergadering.
Klachten en geschillen worden door het bestuur behandeld.
Artikel 9
Het bestuur stelt jaarlijks een ontwerpbegroting vast, welke ter goedkeuring aan de algemene ledenvergadering wordt voorgelegd.
Artikel 10
DAGELIJKS BESTUUR
De dagelijkse leiding der vereniging is opgedragen aan de voorzitter, desecretaris en depenningmeester, of hun plaatsvervanger(s). Omtrent zaken, welke spoed vereisen, kunnen door het dagelijks bestuur besluiten worden genomen, welke dadelijk in werking treden.Deze besluiten dienen onmiddellijk in een zo spoedig mogelijk te houden bestuursvergadering te worden bekrachtigd.
Artikel 11
VOORZITTER
De voorzitter leidt de leden- en bestuursvergaderingen; hij heeft het recht tot sluiting van een discussie. Evenwel is hij verplicht die discussie onmiddellijk te heropenen, indien de meerderheid der aanwezige leden hun verlangen daartoe kenbaar maakt.
Hij kan, o.a. in geval van wangedrag, een lid het verder bijwonen der vergadering ontzeggen.Hij is de woordvoerder der vereniging.
Bij ontstentenis van de voorzitter wordt deze door één van de overige bestuursleden vervangen.
Artikel 12
SECRETARIS
De secretaris houdt van de leden- en bestuursvergaderingen verslag bij. Hij houdt een naamlijst van leden en donateurs bij.
Hij voertde briefwisseling. Hij ondertekent of mede-ondertekent alle van het bestuur uitgaande fysieke stukken en houdt van alle correspondentie een kopie.
Hij zorgt ervoor dat de leden in kennis worden gesteld van een door het bestuur goedgekeurd concept jaarverslag.Hij heeft het beheer over het archief.
De secretaris draagt zorg voor het tekenen van de presentielijst op de ledenvergaderingen.
Bij aftreding draagt hij het archief aan zijn opvolger over.
Bij ontstentenis van de secretaris wordt deze door één van de overige bestuursleden vervangen.
Artikel 13
PENNINGMEESTER
De penningmeester beheert de financiën der vereniging. Hij is belast met het innen der gelden, zoals contributies, donaties en andere baten der vereniging. Tegenover het bestuur is de penningmeester te allen tijde tot opening der boeken gehouden.
Uitgaven boven €250,— dienen door het dagelijks bestuur goedgekeurd te worden, voor zover niet reeds begrepen in de door de Algemene Vergadering goedgekeurde begroting.
De penningmeester zorgt ervoor dat de leden, binnen de vastgestelde termijn, in kennis worden gesteld van een door het bestuur en de kascommissie goedgekeurd concept jaarverslag.
Goedkeuring van het jaarverslag van de penningmeester door de algemene ledenvergadering strekt tot décharge van de penningmeester voor zijn financiële beheer en tot décharge van het bestuur voor het financiële beleid.
Indien de kas van de penningmeester niet sluit, betaalt deze het tekort,tenzij hij overmacht kan bewijzen. Bij ontstentenis van de penningmeester wordt deze door één van de overige bestuursleden vervangen.Vóór zijn aftreden dient de penningmeester zijn boekhouding aan de goedkeuring van de kascommissie te onderwerpen.
Artikel 14
Indien een bestuurslid tussentijds wil aftreden, is hij verplicht van zijn voornemen minstens een maand van te voren aan de secretariskennis te geven, dringende omstandigheden voorbehouden. Verkeert laatstgenoemde zelf in dat geval, dan bericht hij zulks aan de voorzitter.
Artikel 15
Bij tussentijds aftreden van een lid van het dagelijks bestuur moet deze functie door het bestuur tijdelijk aan een ander bestuurslid worden overgedragen.
De definitieve vervulling van de vacature wordt op de eerstvolgende algemene ledenvergadering vastgesteld.
Artikel 16
Wil het bestuur en bloc. aftreden, dan is het verplicht aan te blijven tot op de daartoe uitgeschreven ledenvergadering deverkiezing van een nieuwbestuur heeft plaats gehad.
Artikel 17
Bestuursleden kunnen alleen door een besluit van een ledenvergadering uithun functie worden ontzet.
Tenminste tien leden kunnen een met redenen omkleed verzoek bij de voorzitter of de secretaris indienen om een bestuurslid uit zijn functie te ontzetten.
Het betreffende bestuurslid wordt hiervan binnen 14 dagen na ontvangst van het verzoek door het bestuur schriftelijk in kennis gesteld.
Indien het bestuur de aangelegenheid niet binnen een maand na het verzoektot oplossingheeft gebracht, moet binnen twee weken hierna een speciaal daartoe bijeengeroepen ledenvergadering plaats hebben. Indien hierop minstens de helft van het aantal stemgerechtigde leden aanwezig is, kan in deze vergadering een besluit tot functie-ontzetting genomen worden.
Dit besluit vereist dat tenminste 2/3 van het aantal uitgebrachte stemmenzich daarvoor verklaart. Is de helft van het aantalstemgerechtigde leden niet aanwezig, dan wordt de vergadering verdaagd tot een nader tijdstip, liggende tussen 6 en 22 dagen na de datum van de eerstuitgeschreven vergadering. Op de dan te houden vergadering kan een geldig besluit tot functie-ontzetting worden genomen. Dit besluit vereist dat tenminste 2/3 van het aantal uitgebrachte stemmen zich daarvoor verklaart.
Artikel 18
KASCOMMISSIE
De kascommissie bestaat uit twee leden, waarvan ieder jaar één lid moet aftreden. Deze is voor het daarop volgende jaar niet herkiesbaar, met dien verstande, dat een lid nooit langer dan drie jaar achtereen zitting kan hebben.
Artikel 19
VERGADERINGEN
De vergaderingen worden onderscheiden in bestuurs- en ledenvergaderingen.
Bestuursvergaderingen zijn uitsluitend toegankelijk voor bestuursleden, behoudens een daartoe strekkend bestuursbesluit.
Artikel 20
Statutair wordt jaarlijks een algemene ledenvergadering gehouden vóór 1 maart.
De agenda moet tenminste bestaan uit de volgende punten:
- Behandeling van concept-notulen van de vorige algemene ledenvergadering.
- Ingekomen stukken.
- Jaarverslag van de secretaris.
- Jaarverslag van de penningmeester.
- Begroting voor het lopende verenigingsjaar.
- Verslag van de kascommissie.
- Verkiezing nieuw lid van de kascommissie.
- Contributie van het komende verenigingsjaar.
- Rondvraag
Artikel 21
STEMMINGEN
Stemmingen over personen geschieden op verzoek schriftelijk, die over zaken kunnen hoofdelijk gebeuren; daarover wordt door de vergadering beslist.
Artikel 22
Benoemingen geschieden en besluiten worden genomen bij meerderheid van stemmen, tenzij in de statuten of in dit reglement anders is bepaald.
Onder meerderheid van stemmen wordt verstaan meer dan de helft van hetaantal uitgebrachte geldige stemmen.
Artikel 23
Ongeldige stemmen bij een schriftelijke stemming zijn:
- Blanco stembriefjes.
- Briefjes. welke een persoon of voorstel onvoldoende duidelijk aanwijzen.
- Stembriefjes waarop meer namen of voorstellen voorkomen dan door het bestuur is voorgeschreven.
- Ondertekende stembriefjes.
Artikel 24
Bij staking van stemmen over zaken wordt het voorstel geacht te zijn verworpen.
Artikel 25
In geval bij een verkiezing of bij stemming over personen de stemmen staken, moet een herstemming plaats hebben. Mocht dan weer een staking van stemmen plaats hebben, dan beslist het lot. Een door het bestuur aan te wijzen stembureau. dat uit minstens twee leden bestaat. is met de uitvoering van de loting belast.
Artikel 26
ARCHIEF
Het archief bevat alle aan de vereniging geschreven stukken, kopieën van door de vereniging geschreven stukken, financiële administratie van voorgaandejaren, verslagen, presentielijsten, een exemplaar van de statuten, een exemplaar van het huishoudelijk reglement en al wat het bestuur verder nodig oordeelt.
Artikel 27
SLOTBEPALINGEN
Het huishoudelijk reglement kan alleen worden gewijzigd bij besluit van een ledenvergadering. tot stand gekomen op de wijze als omschreven in art. 12 van de statuten.
Artikel 28
In gevallen waarin dit huishoudelijk reglement niet voorziet of welke voor tweeërlei uitleg vatbaar zijn, beslist het bestuur.
Artikel 29
Het huishoudelijk reglement is voor het eerst vastgesteld op 7 mei 1983. Hetaangepaste huishoudelijk reglement treedt in werking op de ledenvergadering waarop wijzigingen worden goedgekeurd, in dit geval 9 maart 2013.
Het Bestuur.